[Tutorial] ¿Cómo redireccionar un correo electrónico a otro?

Os enseñamos lo que tenéis que hacer para ser capaces de crear reglas de redirección de correo electrónico.

redireccionar

El correo electrónico es una de las herramientas que más utilizamos en el día a día. No importa en qué rango de edad nos encontremos, las posibilidades de usar correo electrónico son extremas. Es posible que estemos más habituados a la mensajería rápida, pero acabaremos utilizando el correo electrónico antes o después para estar comunicados con personas a las que conocemos, amigos o con servicios de empresas y páginas web.

Y entre las funciones que podemos utilizar con el correo electrónico una que siempre va bien y a la cual solemos recurrir es la dirección de un correo electrónico a otro. Al fin y al cabo, estamos acostumbrados a ello porque si algo ha ocurrido en los últimos años es que hemos pasado a tener más y más cuentas de correo instaladas y bajo nuestra propiedad. Llega un momento en el cual necesitamos unificar correos y tener un control más depurado de los distintos mensajes que recibimos. El proceso no es tan complicado como pueda parecer a primera instancia, pero sí necesitamos prestar atención a todas las indicaciones para no perdernos en el camino.

Tengamos en cuenta, por otro lado, que estamos haciendo el tutorial para el sistema de correo que proporciona Office con el habitual software de Microsoft que todos tenemos o hemos tenido en alguna ocasión en el ordenador. Existen muchos otros métodos para personalizar sistemas de redireccionamiento, así que si este no es el caso os recomendamos consultar con vuestro proveedor de correo o buscar en las guías oficiales del programa en cuestión. También podéis hablar con el administrador del servidor donde tenéis alojado el dominio, dado que las herramientas internas de correo permiten el acceso a distintas posibilidades relacionadas.

Entender la redirección

El primer paso del que queremos hablar es la comprensión de lo que significa crear un sistema de redirección de correo electrónico. Hay dos cosas que suenan parecidas, pero que son distintas. Una de ellas es reenviar un mensaje que hayamos recibido. Lo que hacemos al reenviar es recoger el correo electrónico en la cuenta principal, la cual denominaremos como 1, y enviarlo después a la segunda cuenta, denominada como 2. Lo que ocurre es que la cuenta 1 ha recibido el correo y luego lo ha reenviado a la 2, lo que significa que la cuenta 1 se convierte en el remitente en su llegada a 2. Esto es algo que seguramente ya sepáis y que no tiene ningún tipo de misterio.

El otro caso es el de nuestro tutorial: la redirección de un correo. En esta ocasión el correo 1 debería ser el que recibiera un determinado correo, pero cuando este entra en el servidor para ser recibido, lo que hace el sistema es redireccionarlo al correo 2. Al redireccionarlo lo único que cambia es la bandeja receptora. La de la cuenta 1 ya no recibe, así que es la 2 la que lo hace. Esto implica que el remitente se mantiene como el original de cada comunicación, lo que implica que la cuenta 1 no se convierte en remite como sí ocurría en el párrafo anterior.

Este sistema puede ser muy útil en todo tipo de situaciones. Por ejemplo, si tenemos varias cuentas de correo personales, pero queremos concentrarlas todas en una misma, solo habrá que configurar una de estas redirecciones. De esta manera recibiremos todos los correos de golpe y a partir de ahí será posible gestionarlos de la manera que creamos más conveniente.

¿Cómo configurarlo?

Microsoft divide su guía de configuración en un total de 14 pasos. Nosotros vamos a intentar que sea un proceso más rápido y dinámico, para que todos acabemos antes y que estemos más cerca de configurar esa redirección en la cual estamos interesados. Lo primero de todo es pulsar en el botón “Correo” del menú principal. Una vez llegados ahí abrimos el menú de Herramientas y buscamos el apartado donde indica la configuración de reglas. Podremos ver diferentes cuentas que tengamos configuradas, así que tengamos en cuenta que la modificación se realiza en cada caso aislado, siendo necesario elegir la que nos interesa.

Ahora pulsamos en el botón de Nueva regla, marcamos la opción que habla de comprobar los mensajes en el momento de su recepción y luego seguimos avanzando. Lo siguiente que tenemos que hacer es elegir las condiciones que representarán a los mensajes que se redirigirán al nuevo correo electrónico que hayamos marcado. Hay un buen número de condiciones, así que podemos personalizar el sistema de la regla. Una de las formas de hacer la redirección es eligiendo una serie de palabras determinadas. Así, si queremos que todos los mensajes de “tecnología” se redirijan a una nueva cuenta, lo podremos definir con una importante variabilidad.

email

Es importante que exploremos las distintas opciones que se nos proporcionan y que rellenemos lo que necesitemos. El sistema de redirección puede ser muy útil, pero conviene tomárselo en serio y analizar sus muchas posibilidades para luego no llevarnos sustos. Cuando hayamos personalizado las opciones seguiremos avanzando.

Lo siguiente será determinar quién recibirá esos correos. Podemos elegir cómodamente el nombre del correo electrónico al cual queremos mandar los mensajes. Este nombre debe estar presente en nuestra agenda de direcciones. Si lo creemos conveniente también podemos elegir como objeto de la recepción de los mensajes redireccionados una lista de distribución. Esto significa que todos los correos marcados en la regla se redirigirían hacia una serie de direcciones, como por ejemplo todos los miembros de un club de amigos o los socios de una empresa. Para terminar solo habrá que indicar el nombre de la regla que hayamos creado y podremos seguir con una siguiente hasta que nos quedemos satisfechos con todo lo referente a la redirección de los mensajes de correo electrónico.

Por otro lado, las reglas se pueden aplicar a todas las cuentas que tengamos en el equipo o a las bandejas de entrada de una forma común, por si en algún momento resulta necesario. Más allá de esto la redirección de correo electrónico no tiene mayor secreto y se convierte en una de las típicas herramientas de Windows y de los sistemas de correo que más podemos utilizar a lo largo de nuestro día a día.

Apuntes finales

Como decíamos antes, es importante que recordemos que cada programa de correo electrónico es diferente a los demás y que nosotros hemos hablado de Outlook y de la propuesta que hace Windows. En algunos casos específicos se ofrecen sistemas más avanzados que permiten reglas un poco más profundas de las que proporciona Windows, pero no se puede decir que la opción de Microsoft no sea sólida. Cuando os pongáis a crear reglas quizá os sorprendáis por lo fácil que es comenzar a tener la bandeja de entrada del correo limpia y ordenada.

Si ahora redireccionáis mensajes que no vais a necesitar ahora mismo hacia otros correos, os podréis sentir un poco más libres y tranquilos. Y si estáis trabajando en un entorno compartido con compañeros de oficina o negocio, seguro que las redirecciones de Office os vienen como anillo al dedo para poder aumentar la productividad. Cuando estéis explorando en las opciones de reglas que proporciona Windowy su correo de Office no olvidéis que hasta el menor de los parámetros puede ser muy útil si lo aprendemos a usar y configurar de la forma adecuada.

Vía: Microsoft

Foto: correo electrónico  y email vía Shutterstock

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