Lo que necesita saber un manager TI novato

A continuación se os dan unas lineas básicas a seguir por todos aquellos que son gestores o supervisores por primera vez de un equipo de proyectos de las tecnologías de la información. El presente artículo se trata de una traducción del aparecido en IT Manager’s Journal: What first-time IT Managers need to know.

Como un nuevo manager TI, puede que no se espere de ti ser una especie de “super-techie” pero sí que lideres a tu equipo y estar encima de todos tus proyectos de manera efectiva. Aunque puede que se te dé de manera informal un periodo de gracia para ponerte a punto, ser un nuevo (o transitorio) manager TI significa que debes tomar las riendas del liderazgo con firmeza. Puede ser incómodo si estás acostumbrado a trabajar detrás de las trincheras, pero una vez que eres un supervisor hay algunas cosas que puedes hacer para empezar con buen pie.


Crear un plan

Asegurate de que tienes claros los objetivos de tu trabajo personal así como las expectativas que tengan otros de ti, y trabaja para asegurar que ambos sean realistas. Si aun no eres un experto, reune algo de información para descubrir lo que puedas sobre tu nuevo puesto — el bueno, el feo y el malo. Una vez hayas recogido la información,usarla para crear un plan simple y práctico sobre cómo satisfacer las metas del trabajo, otras expectativas iniciales, y cualquier otro requisito formal esperado de ti. También es importante para el éxito inicial ideas sobre como te familiarizarás con el jefe y la gente de tu equipo.

Una parte crucial de tu plan es una lista de “que pasa si…”, que incluye qué hacer si pierdes poder, si un sistema crítico se viene abajo, un miembro del equipo se va de repente, un proyecto se sale de la planificación, etc. Muchos temas TI se resuelven rápida y efectivamente porque fueron considerados y tratados por adelantado.

Conoce a tu equipo

Gestión y supervisión trata de hacer el trabajo con y a través de otros. Incluso si has sido promocionado desde dentro, hay más que aprender ahora que eres el jefe, así que obtén cuidadosamente las cualidades de los miembros de tu equipo. Encuentra, por ejemplo, quien es creativo y puede aportar ideas útiles y frescas, o en quien se puede confiar para finalizar las tareas asignadas completamente y a tiempo.

También, intenta averiguar quien se está rezagando o, peor aún, es un incompetente. Al mismo tiempo, obtén el background de los miembros del equipo y dales mentores o formación adicional si es necesario. Comunícate y comparte información relevante para las tareas, y espera ésto de los miembros de tu equipo también. Si mantienes a tu equipo en la oscuridad, seguramente éllos pueden tratarte de la misma manera. Además, asegúrate de obtener la reputación que tienen los miembros de tu equipo de otra gente, incluyendo clientes internos y externos, para usar esta información para averiguar quéáreas de tu equipo necesitan mejorar.

Conoce a tus iguales

Te guste o no, las políticas de organización son un hecho de tu nueva vida de gestor, de modo que es vital desarrollar sólidas comunicaciones y relaciones con tus colegas de puesto. Es más, en cierto sentido, algunos de tus colegas de categoría pueden ser también tu competencia — competir por dinero de presupuesto, reconocimiento del jefe, promociones, y más. Esto puede ser beneficioso para la organización y no necesariamente un “juego ganar-perder”, pero verdaderamente debes familiarizarte con tus colegas y ser sensible a la organización política inherente. Trabaja diligentemente para construir una confianza entre colegas y formar alianzas, pero también ten cuidado de no dejar que otro manager colega te empuje a tomar decisiones precipitadas o hacer otros errores serios. Asegúrate de evitar desacreditar observaciones y chismorrear de un colega. Se suele volver bastante frecuente.

Conoce a tu jefe

Tu jefe es la fuente de muchas cosas que necesitas que sean un éxito: soporte, presupuesto, información, conocimiento, promociones, etc. También es cierto que tu éxito usando estos recursos tiene una buena influencia en el jefe. La relación con tu superior es importante y tiene que ser recíproca, para familiarizarse rápidamente y trabajar bien juntos. De todos modos, la responsabilidad de hacer que esta relación vaya bien recae en ti, así que mantén al jefe informado, asegúrate que no es ajeno a los problemas, interactúa de verdad y que siempre está de acuerdo con tus plazos.

Averigua cómo le gusta a tu jefe que se hagan las cosas — por ejemplo, ¿son suficientes los emails?, cada cuando os deberíais citar personalmente, etc. — y síguelo convenientemente. No olvides que esto llama la atención del jefe cuando tu equipo y tu hacéis un trabajo sólido, completáis el trabajo en tiempo y presupuesto, y generalmente “jugáis el juego” bien. Asegúrate de obtener el crédito para que te de soporte y te guíe a través del proceso. Por supuesto, evita hacer juicios públicos negativos de tu jefe. Cómo hablar mal de tus colegas, ésto puede hacerse frecuente.

Gana respeto

En un entorno TI profesional, el respeto suele venir de que perciban tus competencias técnicas, como lideras las tropas, y cómo se hace el trabajo. Probablemente tendrás un breve periodo de “luna de miel” en el que te ganarás el respeto de tu jefe, tus pares, equipo, clientes, etc. Utiliza esta oportunidad sabiamente, porque no hay una segunda oportunidad para dar una buena primera impresión. Nadie es perfecto, de todos modos, y a veces se puede ganar una buena cantidad de respeto cuando un manager o supervisor lo admite y puede pedir un poco de ayuda.

Suministra una estructura

Establece una claras lineas a seguir de modo que tu equipo sepa exactamente qué esperar. Por ejemplo, define cuales son las horas del núcleo de trabajo y qué deberían hacer los empleados si esperan llegar tarde o necesitan más tiempo. También sé explícito sobre como se recompensará cualquier esfuerzo extra requerido. Balancea la carga de trabajo de modo que los proyectos creativos estén más arropados. Ésto es una parte vital para ser visto como un jefe justo por tu equipo.

Sé claro con los miembros del equipo y tus clientes en cuanto a cómo se acepta y prioritiza típicamente el trabajo, así como se tienen que establecer la consecución de los plazos. En particular, asegúrate de que los miembros de tu equipo comprenden completamente como se tratará las apreciaciones del cliente y sus descontentos — no seas ambiguo sobre cómo los miembros del equipo pueden dar valor positivo al cliente. Proporciona un feedback rutinario y el asesoramiento necesario a los miembros del equipo más allá de lo que pide la organización.

Constituye metas e hitos

Las métricas son importantes para cualquier grupo de éxito como un modo de medir el progreso y el éxito. Las métricas también pueden ayudar a detectar problemas anticipadamente y dan una oportunidad de ser resueltos rápidamente. Mientras que los proyectos técnicos pueden no tenerinicialmente marcadores de progreso claros, es importante establecer hitos y benchmarks de modo que se puedan recoger métricas útiles y determinar el progreso. Por ejemplo, puede que necesites que ciertas funcionalidades se puedan probar unmes después que empiece el proyecto, aunque la finalización del sistema completo sea en un futuro más lejano. Establece un proceso de revisión del progreso con los miembros relevantes del equipo y, por supuesto, el jefe. Puesto que tu credibilidad está en juego, ten cuidado de no subestimar o sobrestimar cuando pongas las metas o los hitos.

Aprecia y haz crecer a tu equipo

Mucho del trabajo que consigues los haces a través de tu nuevo equipo. Los logros sostenidos, los resultados de alta calidad de tu grupo es de todo menos automático; viene a través de una gestión y supervisión inteligente. Debes ser rápido en elogiar y recompensar, así como proporcionar críticas realmente constructivas de los funcionamientos inferiores al nivel normal. También, procura saber tanto del esfuerzo individual o de equipo.

Aprende a dar un mentoring y soporte de alta calidad para impulsar la innovación y el desarrollo personal. Limitar la oportunidad de crecimiento profesional de tu equipo puede minar las soluciones creativas así como la motivación individual y de equipo.

Confía sabiamente

Confiar en tus nuevos subordinados, pares y jefe es algo en lo que trabajar y no aceptar ciegamente. Valora la comunicación de tu equipo, pero confía en tus instintos si te parece que algo no está bien. Para aclarar esas situaciones ambiguas que pueden minar la confianza, haz preguntas adicionales a varios individuos que puedan tener los conocimientos adecuados. Ésto te puede ampliar tu marco de confianza y enmarcar cualquier respuesta necesaria. Si obtienes respuestas altamente técnicas, recargadas de jergas, pide a tu interlocutor que reformule sus comentarios en términos más “mundanos” y no temas en seguir rascando para obtener respuestas.

La confianza es igualmente importante en las relaciones de ventas. Los vendedores típicamente quieren vender servicios o productos nuevos o anteriores, y su enfoque puede ser principalmente persuadirte de que éllos saben que es lo que se ajusta mejor a tus necesidades. Ésto puede ser o no cierto, y debe ser verificado independientemente, puesto que caer en el camino equivocado con el proveedorerróneo puede ser costoso para tu presupuesto y tu carrera.

Supervisa “dando un paseo”

Gestionar y supervisar son procesos activos. Implica la necesidad de terminar tu propio trabajo mientras también sales de la oficina y hablas con los miembros del equipos para mantener el contacto. Busca la suficiente información del progreso para asegurarte que las cosas van por el buen camino y ofrece apoyo cuando sea necesario. Ten cuidado en asegurarte de que tu interés no está visto como “micro-gestión”. Estate alerta de aquellos que te hacen mucho “la pelota” y que pueden tener motivos ocultos. Ellos pueden estar inseguros con sus asignaciones o pueden estar metidos en política de oficina — temas que pueden presentar dificultades cuando se vuelven excesivos.

Vía IT Manager’s Journal.

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