Aprende a escribir una carta comercial

Aunque la irrupción de las nuevas tecnologías -sobre todo, del correo electrónico- ha hecho que se reduzca en gran medida, las empresas aún continúan enviándose correspondencia comercial. Y, para escribir una carta de este tipo, existen una serie de pautas preestablecidas. Aquí explicamos cuáles son.

Desde la irrupción de las nuevas tecnologías, el número de cartas que se envían y reciben ha disminuido enormemente. De hecho, hoy en día prácticamente todo el correo que recibimos es publicidad o facturas.

La facilidad que supone, muy especialmente, el correo electrónico para comunicarse ha hecho que la correspondencia en general y la comercial en particular se hayan visto relegadas a un segundo plano por ser más lentas y también menos cómodas.

Foto de una persona escribiendo

Una carta comercial no debe escribirse a mano, salvo la firma

Sin embargo, las empresas aún siguen utilizando las cartas comerciales para dar a conocer determinadas noticias. Por ello, es importante saber cómo se escriben, es decir, cuáles deben ser sus apartados e incluso su tono.

Y es que un correo comercial, para estar bien escrito, debe constar de distintas partes. La primera de ellas es el encabezamiento. Éste se sitúa en la parte de arriba del papel a la derecha. En él se incluye el logotipo de la empresa que envía la carta. Normalmente, los folios ya vienen timbrados para ello, pero, en caso contrario, debemos poner el nombre de ésta, la dirección y el teléfono.

A la misma altura pero al lado contrario, pondremos la población desde la que escribimos y la fecha en que lo hacemos e, inmediatamente debajo, el nombre y dirección de la empresa o persona destinataria.

A continuación, dejaremos un cierto espacio e iniciaremos la carta en sí. En ella, lo primero que tiene que figurar es el saludo, que debe ser formal pero sin excesos. Para él existen fórmulas de cortesía: si nos dirigimos a una persona, «muy señor mío», mientras que, si lo hacemos a varias o a una empresa de modo general, «muy señores míos».

Seguidamente, expondremos una breve introducción que explique el motivo de nuestra carta, incluyendo los datos que sean precisos para poner al día del asunto al receptor.

Tras ésta, viene el cuerpo de la carta, donde abundaremos en lo expuesto y lo complementaremos con todas las ideas y argumentos que deseamos hacerle saber con objeto de comunicarle nuestro mensaje.

Para finalizar, se redacta la despedida, que, al igual que el saludo, debe ser formal pero breve y sencilla. También para ella existen fórmulas: «sin otro particular, se despide de usted…» o «esperando su respuesta se despide cordialmente…».

Por último, se firma el documento. En el caso de una empresa, basta con el sello oficial de la misma. Pero, si quién escribe es algún cargo concreto, debe firmarla de su puño y letra y escribir su nombre y el puesto que ocupa dentro de aquélla.

Fuente: Modelo Carta.

Foto: Persona escribiendo: Matsuyuki en Flickr.

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